Provavelmente, a grande maioria dos empreendedores já sabe que o fluxo de caixa é uma peça fundamental para o sucesso de qualquer tipo de negócio. E, de fato, essa ferramenta contribui para uma análise equilibrada do panorama de recursos financeiros que a companhia tem a seu dispor.
Porém, a tarefa de colocá-lo em prática pode não ser tão simples, sobretudo para quem vai fazer um fluxo de caixa pela primeira vez. Você sabe o que é preciso para desempenhar esse trabalho de maneira bem-sucedida?
Para ajudar nessa missão, abordaremos neste post a importância do fluxo de caixa e os principais erros que devem ser evitados na hora de fazer o monitoramento das finanças da empresa. Siga a leitura completa deste texto e confira!
O que é fluxo de caixa?
De forma resumida, podemos definir o fluxo de caixa como um instrumento de controle e organização da gestão financeira de uma empresa. Ele ajuda a extrair inteligência sobre a capacidade financeira da empresa. Assim, auxilia na escolha dos melhores caminhos para obtenção de vantagens competitivas.
Para tanto, o fluxo de caixa é composto pelo registro de todas as movimentações de recursos do negócio, inclusive as transações de valores irrisórios. Com isso, forma-se um acervo de dados coerentes, que permite aos empreendedores uma visão ampla e clara das suas finanças — saldos, passivos, projeções futuras etc.
Em outras palavras, é uma ferramenta que mostra tudo aquilo que a empresa paga ou recebe. Ele apura e projeta o saldo disponível, a fim de que o gestor consiga manter o pleno funcionamento das atividades, e também atinja seus objetivos com sucesso. Normalmente, um fluxo de caixa é composto por:
- todos os recebimentos (vendas à vista ou a prazo, em dinheiro, cheque ou cartão);
- todos os pagamentos (despesas fixas, compras à vista e a prazo, pagamento de duplicatas);
- previstos (quantias previstas para recebimento por, pelo menos, os três meses seguintes);
Portanto, trata-se de um importante recurso de apoio para gestão, planejamento e crescimento de qualquer negócio.
Para entender como o fluxo de caixa funciona na prática, imagine a seguinte situação: uma empresa que tenha o faturamento mensal médio de R$200.000, e os gastos fixos sejam de aproximadamente R$80.000.
Então, a partir dessa visão financeira, o gestor é capaz de definir o que deve ser feito com o saldo remanescente — se ele vai investir na aquisição de novos equipamentos ou tecnologia, se vai usar parte dessa quantia para capital de giro, realização de melhorias na infraestrutura, aprimoramento da sua mão de obra, entre outras inúmeras ações.
Como fazer?
Independente do tamanho da sua empresa ou do segmento de atuação, um controle de fluxo de caixa bem-feito deve ser construído com base nos critérios a seguir.
Verifique o saldo inicial do caixa
O ponto de partida para a elaboração do fluxo de caixa é a verificação de saldo. Isto é, fazer um levantamento completo de todas as movimentações financeiras, bem como da disponibilidade de recursos naquele momento. Embora a tarefa seja aparentemente complexa, se você mantém o departamento financeiro organizado, esse trabalho não será nenhum bicho de sete cabeças.
Na sequência, é necessário estipular um período de duração para a análise das informações registradas em cada fluxo. Via de regra, eles englobam dados mensais ou trimestrais. Mas atenção! Isso não isenta o gestor de atualizar e fazer um acompanhamento diário de todas as transações.
Esse intervalo de execução do fluxo de caixa funciona como uma espécie de balanço para avaliação das metas atingidas, verificação da saúde financeira do negócio para os próximos meses e projeções para o futuro.
Identifique as receitas e despesas
Para que o fluxo de caixa cumpra o seu papel, o segundo passo essencial dessa criação é identificar todas as receitas e despesas que envolvem a atividade do negócio. Nesse caso, serão lançadas informações como:
- pagamento da folha de funcionários;
- aluguel;
- consumo de energia e água;
- fornecedores;
- receita dos clientes;
- doações;
- aquisição e manutenção de equipamentos;
- investimento em infraestrutura.
Além disso, é fundamental que o lançamento de todas essas informações seja acompanhado de suas respectivas datas de vencimento. Isso vale tanto para os ativos como para os passivos.
A partir daí, o gestor consegue estabelecer a previsibilidade do seu caixa e efetuar seus pagamentos no prazo correto. A identificação de receitas e despesas funciona como um verdadeiro guia para que o fluxo de caixa cumpra o seu papel.
Separe as receitas e despesas em categorias
Levando em consideração que um dos principais objetivos de um fluxo de caixa é facilitar o entendimento de quais são os principais recursos e gargalos do empreendimento, criar categorias para organizar suas transações também é um trabalho de grande relevância para ajudar nesse entendimento.
Aqui, não existem regras rígidas que se apliquem a todos os tipos de negócio — o ideal é que cada empresa crie categorias de acordo com as suas necessidades de análise.
Você pode categorizar, por exemplo, as despesas divididas por setor. A ideia é encontrar a divisão que mais faça sentido para o perfil da empresa, que facilite a extração da inteligência desses dados.
Registre as entradas por períodos
Parece óbvio, mas nunca é demais destacar que a atualização de lançamentos financeiros no seu fluxo de caixa deve ser contínua. Isso vale tanto para as entradas como para as saídas de caixa dentro de um mesmo período — mensal, trimestral ou semestral.
Mas, se você estabeleceu a duração de três meses para um fluxo de caixa, por exemplo, e, nesse intervalo, ocorreu algo fora do planejado, como a entrada de uma nova receita ou cliente ou uma dívida quitada antes do prazo, é importante que cada um desses detalhes também sejam registrados dentro do seu período de incidência.
Afinal, o intuito é mostrar a real disponibilidade de capitais para a empresa trabalhar. Agindo dessa forma, você consegue manter uma administração precisa e segura do orçamento da empresa.
Invista na tecnologia
Agora que você já tem uma ideia da responsabilidade de fazer um fluxo de caixa, imagine ter que controlar todo esse volume de dados no papel. Pois bem, as chances de erros ao preencher o documento ou até mesmo de algum extravio são enormes. Sem deixar de mencionar que essa forma de trabalho não proporciona a mesma eficiência na gestão da empresa.
Em virtude disso, o investimento em soluções tecnológicas se torna um passo decisivo para a otimização do tempo de trabalho e a manutenção de uma boa performance. Com o auxílio dos softwares de gestão ou aplicativos voltados para essa área, os usuários têm acesso a funcionalidades como cálculos, emissão de relatórios e criação de gráficos. Tudo isso de maneira ágil e precisa.
Quais são os principais erros que podem ocorrer no fluxo de caixa?
Cientes da importância de um fluxo de caixa preciso e completo, bem como das dificuldades na formação desse instrumento, mostraremos, a seguir, os principais erros que a sua empresa deve evitar. Confira!
Desorganização
A falta de organização do fluxo de caixa é um dos piores erros que a empresa pode cometer para sua saúde financeira. Isso porque, independentemente da metodologia adotada na realização dessa tarefa, esses dados garantem uma visão ampla e precisa de tudo que acontece na rotina da corporação.
Quais são as receitas a arrecadar, quais são os gastos que devem ser liquidados, quais as quantias disponíveis para novos investimentos? Quando o fluxo de caixa é bem estruturado, você encontra respostas para todas essas perguntas.
Portanto, seja por meio de um software específico ou pelas tradicionais planilhas, é fundamental que essas informações estejam categorizadas, de modo a facilitar sua interpretação. Além das despesas e receitas, é interessante identificar todos os custos fixos e variáveis e as áreas em que a empresa gasta mais, bem como cada entrada e saída de capital.
Nesse contexto, quanto mais detalhado for esse documento, maiores as chances de tomar decisões assertivas e otimizar resultados. Lembrando que a atualização constante do fluxo de caixa também é uma peça-chave para uma interpretação correta do panorama financeiro da empresa.
Falta de acompanhamento diário
O fluxo de caixa é um instrumento contábil cuja função é muito mais abrangente do que apenas mostrar o quanto a empresa está recebendo ou gastando — ele mostra os rumos que ela pode tomar no futuro. Por isso, não ter um acompanhamento diário das movimentações financeiras pode ser bastante prejudicial à sua competitividade.
Dentro de um mês, muitas coisas que exigem um posicionamento imediato podem acontecer. Assim, o gestor que não está a par do desempenho do seu negócio dia após dia acaba enfrentando obstáculos maiores. Monitorar o fluxo de caixa de forma recorrente contribui para uma gestão proativa.
Afinal, o fluxo de caixa é um importante aliado do planejamento estratégico da empresa, servindo também para garantir um aproveitamento das melhores oportunidades.
Misturar as despesas pessoais com as da empresa
Outro erro comum e que tem um impacto bastante negativo para o fluxo de caixa é misturar as despesas empresariais com as pessoais. Parece óbvio que esse tipo de conduta não possa acontecer, mas, infelizmente, ainda existem empreendedores que não se preocupam com esse aspecto.
O objetivo aqui é não tirar, por exemplo, dinheiro do caixa para quitar despesas ou fazer aquisições que não tem nenhuma ligação com a atividade empresarial. Isso causa desordem nas finanças do empreendimento e pode até mesmo levá-lo à falência.
Para evitar dores de cabeça e não colocar o seu negócio em risco, o ideal é que haja contas bancárias distintas. O mais indicado, nesse caso, é que o empresário, bem como seus sócios, tenham um pró-labore definido.
Considerar quantias que ainda não entraram
O equilíbrio financeiro de uma empresa é, sem dúvidas, um grande desafio. Especialmente porque é necessário lidar com a inadimplência e as vendas parceladas, o que influencia bastante o seu fluxo de caixa.
Assim sendo, outro requisito crucial para não cometer erros na elaboração e manutenção deste instrumento é não contar com valores que ainda não entraram em caixa.
Isto é, seus relatórios devem bem realistas, pois somente assim o gestor tem acesso ao que, de fato, a empresa faturou e consegue traçar o melhor planejamento para a destinação desses recursos.
De uma maneira mais prática, o cuidado com esses detalhes do fluxo de caixa impede que a empresa conte com um dinheiro que ainda não existe. Logo, evita consequências desastrosas, como o atraso no pagamento das despesas, o descumprimento de obrigações contratuais e, principalmente, a perda da sua credibilidade no mercado.
Lançar dados errados
Seja para quem utiliza um software com tecnologia de ponta ou as tradicionais planilhas em papel, manter o foco e a concentração na hora de preencher informações no fluxo de caixa é um requisito essencial para o sucesso da atividade.
Isso porque uma simples distração, como uma conversa paralela ou uma resposta à mensagem de celular, podem ser fatais e resultar no lançamento de um dado errado, causando dores de cabeça e prejuízos lá na frente.
Portanto, capacite os funcionários que vão exercer essa função e garanta que eles tenham um ambiente de trabalho tranquilo e harmônico.
Comprar à vista e vender a prazo
O controle sobre os custos de produção também é uma peça indispensável para a saúde financeira de um negócio. Nesse cenário, mais do que encontrar os melhores preços e qualidade, negociar com os fornecedores é uma tarefa de grande importância para manter as contas da empresa em dia e ter capital de giro suficiente para o pleno funcionamento das suas atividades.
A lógica é simples: se você investe todo seu dinheiro na compra de matéria-prima à vista e recebe dos clientes de forma parcelada, isso pode comprometer a liquidez da empresa no longo prazo e forçar o aumento dos custos de produção.
Então, se o seu preço está mais alto, isso também faz com que os consumidores se afastem e o faturamento caia. Como a maioria dos negócios vendem a prazo, somente negociando condições de pagamento com os fornecedores é possível dar fôlego ao financeiro da empresa e acabar com esse ciclo vicioso.
Não categorizar as receitas e despesas
A categorização de receitas e despesas permite que os gestores conheçam melhor a forma como o seu dinheiro está sendo utilizado — as saídas —, bem como a origem das suas receitas, também chamadas de entradas.
É como separar em pastas tudo que faz parte do seu dia a dia, desde gastos com refeições, transporte e produção, até a categorização dos perfis de clientes. Isso garantirá facilidade e otimização de tempo quando for necessário analisar o fluxo de caixa e fazer com que ele cumpra o seu papel.
Priorizar tarefas manuais
A tecnologia vem revolucionando o desenvolvimento das mais variadas atividades dentro de uma empresa. E, com o controle financeiro, essa realidade não é diferente. O uso de ferramentas tecnológicas agrega agilidade na realização de trabalhos repetitivos e sobretudo assegura o menor índice de falhas. Ou seja, elas permitem que as empresas tenham uma base de dados confiável.
Com um software de gestão de fluxo de caixa, por exemplo, as informações estão conectadas em um único ambiente, permitindo um gerenciamento de entradas e saídas mais preciso. Sem contar que a atualização desses dados pode ser acompanhada em tempo real.
A verdade é que as inovações tecnológicas são essenciais para otimizar processos, aumentar a eficiência e a produtividade das empresas. Por isso, também não podem ficar de fora das operações do fluxo de caixa.
Não basear suas decisões no fluxo de caixa
Como mencionado, o fluxo de caixa não é apenas um indicador financeiro do negócio. Acima de tudo, é uma ferramenta gerencial, que contribui para a melhoria da sua performance como um todo. O fluxo de caixa é uma verdadeira fonte de insights para a organização.
Desse modo, gestores que utilizam esse instrumento contábil para se posicionar sobre qualquer assunto, ou seja, para embasar suas decisões, têm uma vantagem sobre os seus concorrentes.
A partir dos levantamentos contidos nesse documento, é possível descobrir, por exemplo, o momento ideal para:
- contratar novos funcionários;
- inovar o seu catálogo de produtos ou serviços oferecidos;
- eliminar gargalos que já não fazem mais sentido para o seu processo produtivo.
Por esse motivo, é difícil imaginar uma empresa em ritmo de crescimento que não utilize o fluxo de caixa para guiar suas decisões.
Qual a importância de fazer um fluxo de caixa eficiente?
Quando falamos no gerenciamento financeiro da empresa, o fluxo de caixa se apresenta como ferramenta essencial para otimização de processos, aumento da eficiência e produtividade. Ele ajuda na descoberta das melhores soluções para um empreendimento mais sustentável e lucrativo.
Sabe por quê? Com a base de dados desse instrumento, ou seja, com as informações sobre tudo que a empresa compra, vende e negocia, gestores e colaboradores têm maior clareza sobre as operações internas do negócio e, consequentemente, dos pontos que necessitam de melhorias.
Assim, fica mais fácil, inclusive, se posicionar diante das tendências e mudanças que estão acontecendo no mercado. Hoje, é impossível imaginar uma gestão responsável e bem-sucedida sem um bom fluxo de caixa por trás das suas estratégias.
De um modo geral, uma administração orientada pelo fluxo de caixa diminui falhas de pagamentos, aquisição de equipamentos e infraestrutura em momentos inadequados. Enfim, reduz as chances de eventos que comprometam a imagem e a credibilidade da empresa.
Mesmo que a má gestão fique apenas no âmbito interno, cedo ou tarde seus reflexos vão causar prejuízos externos. Se a empresa atrasa com frequência o pagamento dos seus funcionários, por exemplo, isso naturalmente gera insatisfação — as pessoas passam a trabalhar desmotivadas, e esse conceito ruim da sua empresa será levado para o mercado.
Da mesma maneira acontece com os fornecedores: negócios que não honram seus compromissos dentro do prazo e permanecem inadimplentes por muito tempo prejudicam sua relação não apenas com um parceiro, mas também com a rede de fornecedores em geral. Ninguém quer trabalhar com uma empresa com fama de devedora.
Então, o fluxo de caixa é importante para evitar inúmeros aspectos negativos. Mais uma vez, independentemente do tamanho ou ramo de atuação, trata-se de um instrumento que fornece uma visão ampla e precisa sobre o negócio, proporcionando a execução de processos mais céleres e seguros.
A empresa consegue traçar o melhor caminho para uma performance de excelência.
Como a Granito pode ajudar?
O sucesso de uma empresa está diretamente ligado a uma boa gestão de ativos. Nesse cenário, o uso de soluções de pagamento em cartão de crédito é uma peça-chave para uma melhor organização do fluxo de caixa e, consequentemente, para otimizar a saúde financeira do negócio. E a Granito tem soluções especializadas para ajudar no fortalecimento das finanças da sua empresa.
Há sete anos no mercado, a Granito nasceu com o objetivo de auxiliar o empreendedor no aumento de suas vendas e na redução de impostos, facilitando também os pagamentos por meios eletrônicos, como o cartão de crédito, uma das opções mais populares do mercado atualmente.
Poder contar com múltiplas formas de pagamento permite balancear as vantagens e desvantagens que cada meio apresenta, dando ao consumidor a liberdade de optar pela solução que achar mais conveniente.
Assim, fica fácil entender como a flexibilidade das opções de pagamento pode ser tornar um diferencial competitivo para as empresas e um atrativo para os clientes.
Com as ferramentas Granito, a experiência de compra fica mais agradável, evitando o desperdício de tempo, tanto para o consumidor como para sua empresa. Os métodos de pagamento são um tópico sensível para qualquer empreendimento. Contudo, aliá-los com as tecnologias mais modernas pode impactar não apenas o fluxo de caixa, mas os resultados da empresa como um todo.
Considerando que as atividades executadas em um negócio existem para favorecer as negociações e que o objetivo final do seu processo produtivo é a concretização da venda, as soluções de pagamento representam um ponto fundamental para o sucesso do empreendimento.
Não importa qual seja o seu segmento, a Granito tem o que você precisa para organizar as operações de caixa e aumentar a competitividade do seu negócio.
Em meio a tantos desafios no ambiente corporativo, um bom fluxo de caixa é, sem dúvidas, um instrumento que pode trazer muitos efeitos positivos para a sobrevivência e competitividade do negócio. Quando administrado corretamente, o sistema proporciona não só a distribuição mais coerente dos recursos, como também a otimização de despesas e o melhor planejamento de ações futuras.
Viu como o fluxo de caixa é importante para o sucesso de uma empresa? Para continuar fortalecendo o seu negócio, aproveite e conheça as soluções de pagamento Granito! Entre em contato com o nosso time!
