Você já ouviu falar na conciliação de cartões? Você sabe como fazer e para que serve isso? Essas são dúvidas muito pertinentes, com que diversos donos ou gerentes do comércio se deparam em algum momento de suas carreiras.
É muito provável que você tenha passado por um momento como esse: as vendas da sua empresa, em determinado mês, foram feitas com diversas formas de pagamento: dinheiro, cheque, débito à vista, crédito à vista, e crédito parcelado em até seis ou mais vezes.
Ou seja, você vai receber um pouco agora, mais no próximo mês e até daqui a seis meses ainda estará recebendo valores dessa mesma compra. Enquanto essa situação é extremamente comum, nem todos estão preparados para o caos que isso gera no caixa.
Você se programou para não receber os valores integrais durante o mês? Como você planeja, acompanha e lida com essa diferença entre formas de pagamento? É aí que deve entrar a conciliação de cartões. Nós da Granito, vamos ajudar você a entender um pouco mais sobre isso. Vamos lá?
O que é a conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é uma prática essencial para empresas de todos os portes. É indispensável para organizações que desejam cuidar da melhor forma de sua saúde financeira, e evitar surpresas desagradáveis.
Sem ter controle de todos os recebimentos, nas datas certas, é impossível acompanhar corretamente o faturamento, prever todo o fluxo de caixa, e contabilizar de forma certeira os lucros da empresa. Portanto, a conciliação de cartões é a conferência e a validação de informações referentes às vendas e recebimentos por meio de cartões de crédito ou débito.
É ter controle sobre tudo o que você vai receber, pensando em valores e datas. Com a conciliação de cartões, você sabe o que você vai receber, quando isso vai acontecer e quanto vai pagar de taxa em cada operação.
Quais são os principais tipos de conciliação?
É claro que a conciliação de cartões é um processo extremamente importante, mas ele não é o único que você deve fazer na sua empresa. Existem três outros tipos de conciliação que você deve conhecer e que devem ser feitos em conjunto, de modo a complementar o anterior e trazer uma visão completa das finanças da sua loja.
Conciliação de vendas
O objetivo dessa conciliação é comparar as vendas realizadas com os dados da operadora de cartões.
O passo mais importante para fazer essa conciliação é guardar todas as filipetas, os comprovantes de vendas que são emitidos pelas maquininhas de cartão. Esse fluxo é essencial para o seu melhor controle.
Conciliação de recebimento
Esse é o processo que avalia, de fato, se você recebeu o dinheiro referente a cada venda. Por exemplo, compras no cartão precisam estar na sua conta bancária 30 dias após a venda. Já compras no débito devem cair no dia seguinte.
Para verificar isso, você deve comparar os dados das vendas com o valor que entrou na sua conta, considerando o tempo certo e possíveis descontos, como taxas cobradas pelas operadoras.
Conciliação bancária
O último tipo de conciliação é a bancária, em que você verifica o saldo da conta e os valores de entrada e saída. É importante observar todas as contas financeiras da empresa com uma boa frequência, de preferência, diariamente.
Também é nesse momento que você consegue acompanhar outras formas de pagamento, como transferências ou por aplicativos, como o PIX. Para fazer esse processo, compare o extrato da conta bancária com o controle interno de entradas e saídas no negócio.
Como facilitar a conciliação de cartões?
O processo de conciliação de cartões pode ser trabalhoso e demandar tempo e esforço, mas colocando em uma balança, podemos ver que é essencial. Uma boa estratégia para ter o fluxo de caixa sempre controlado é criar uma planilha de conciliação de cartões.
Esse recurso ajudará você a entender e a categorizar suas vendas, proporcionando enxergar melhor todas as suas vendas:
- quanto você vai receber;
- quando isso vai acontecer;
- quanto vai receber por parcela em cada compra;
- qual é a bandeira de cada venda;
- quanto pagará de taxa por venda, dependendo da bandeira, e muito mais.
Mantendo uma planilha com esse controle, você conseguirá entender todo o fluxo de caixa, recebimentos futuros, taxas e tudo mais que você precisa para manter uma organização que trará inúmeros benefícios para a sua empresa.
Como não errar na conciliação de cartões?
A conciliação de cartões ajuda a sua empresa de inúmeras formas. Mas, como falamos aqui, trata-se de um processo que pode ser trabalhoso e demandar tempo. Lembre-se sempre de atualizar sua planilha, software de gestão ou sistema de conciliação após fechar a venda, na hora do almoço ou no fim do expediente. Só não vale deixar passar.
Concentre-se em passar todos os valores corretamente, pois um erro no cadastro dos dados pode causar distorção em seus resultados. Caso não seja você a fazer a conciliação, não deixe de alertar o funcionário sobre todos os cuidados com os dados, para que eles estejam sempre corretos, e a conciliação de cartões seja feita de forma adequada, sem gerar prejuízos ou dores de cabeça para o negócio.
O que é preciso para começar a fazer a conciliação de cartões?
Não perca mais tempo e não se arrisque. Garanta a saúde financeira da sua empresa implementando esse processo. No começo pode parecer trabalhoso, mas, no fim das contas, você vai perceber e sentir na prática o quanto isso pode ser vantajoso.
Evite surpresas negativas ao vender para cartões de crédito ou débito. Abaixo, preparamos um passo a passo para ajudar você a fazer esse processo tranquilamente.
Use uma planilha ou um sistema de controle
Para fazer a conciliação corretamente, você lidará com muita informação. A maneira mais direta de fazer isso é com uma planilha, registrando todas as vendas e colocando-as manualmente no documento.
As desvantagens desse processo é que ele demanda muito tempo, seu ou dos colaboradores, e pode levar a erros. O ideal é automatizar a operação, fazendo a conciliação a partir de um sistema de gestão ou outra ferramenta.
Guarde todas as filipetas e registre as informações
Já mencionamos as filipetas, os extratos das compras no cartão de crédito. É crucial que você as guarde, pois caso ocorra algum erro no processo, esse documento é a única forma de comprová-lo.
No momento de registrar as informações, priorize dados como o valor e data da venda, além do número de parcelas e a forma de pagamento.
Divida as compras por bandeira ou operadora
Essa é uma dica interessante para ajudar a ver quem cobra mais. Todas as bandeiras e operadoras de cartão cobram taxas. Se você não conhece muito bem esses valores, pode estar perdendo dinheiro e nem saber o porquê. Portanto, divida todas as compras em categorias, por bandeira ou operadora, para conhecer os valores das taxas cobradas e negociar.
Faça o controle do extrato bancário
Essa é a conciliação bancária que mencionamos acima. Fique sempre de olho no extrato do banco, para garantir que os valores das compras caiam nas suas contas no momento certo.
Tenha periodicidade no monitoramento
Fazer a conciliação de cartões deve ser parte da sua rotina. O ideal é que você faça o controle financeiro completo semanalmente, de modo a corrigir possíveis problemas o mais cedo possível.
Além disso, a frequência evita que as informações se acumulem. Quando isso acontece, ou os gestores tendem a adiar o processo ou fazem com pressa, potencializando erros.
Além dessa conferência mais completa que acontece, de preferência, semanalmente, é importante fazer a finalização diária. Isso é ainda mais fácil se você faz a conciliação automática com um sistema, já que ele reúne todas as informações em um único ambiente. Logo após fechar a loja, vale a pena conferir as vendas do dia.
Busque centralizar as informações
Para facilitar o processo, o ideal é que você não fique pulando entre diferentes sistemas. Você, provavelmente, oferece diversas experiências de pagamento, o que significa que existem muitos dados de fontes diferentes que precisa gerenciar. Centralizar as informações é a resposta ideal, já que garante que você não terá falhas, além de dar muito menos trabalho.
Não cometa erros comuns na conciliação de cartões
Existem muitas falhas que você não pode cometer nesse processo. Confira as principais, a seguir.
Não usar um sistema de gestão
Isso não é necessariamente um erro, mas o sistema de gestão ajuda muito. Isso porque ele recebe os dados de venda automaticamente das maquininhas, cortando uma parte extremamente trabalhosa do processo. É nesse momento de troca de informação que os erros são mais comuns.
Não ficar de olho nas fraudes e chargebacks
Por conta do chargeback, certos clientes podem agir de má-fé e tentar usar esse recurso para pedir estorno em compras que foram efetivadas. É importante ficar atento para não cair nessa armadilha.
Não seguir o fluxo da conciliação de cartões
Mencionamos o passo a passo desse processo, e um erro muito comum é negligenciar parte dele. Lembre-se de que a venda só termina quando o dinheiro está na sua conta. Portanto, observe primeiro se as vendas que você anotou foram as mesmas da maquininha.
Em seguida, verifique se as vendas têm pagamentos agendados. Por fim, quando chegar a data, garanta que o dinheiro caiu na sua conta.
Não ter uma frequência adequada
Outro erro comum é não fazer esse processo com a frequência adequada. Dependendo do volume de vendas, pode até mesmo ser necessário fazê-lo diariamente.
Percebeu como esse processo é importante? Comece já a fazer conciliação de cartões na sua empresa e garanta que o fluxo de caixa da sua loja seja previsível e controlável, e que esteja sempre saudável. Ao fazer esse processo, você encontra erros mais cedo e ainda pode conhecer melhor como são os pagamentos na sua loja, de modo a negociar e otimizar as vendas.
Gostou do post? Percebeu todas as vantagens de fazer a conciliação de cartões? Então, confira este artigo sobre o aplicativo Granito e como ele pode ajudar a fazer a conciliação de cartões onde quer que você esteja!
