O varejo está em busca de reequilíbrio depois da pandemia de Covid-19. A crise afetou as vendas e aumentou a inadimplência. Para se manter, um negócio ainda precisa assumir despesas com aluguel, energia elétrica, água, telefone, salários e tributos.
Há desafios diários que exigem que o gestor se mantenha à altura para conquistar bons resultados. Nesse sentido, ele precisa de conhecimentos na área administrativa e ferramentas para a gestão.
Esse é o tema deste post. Falaremos sobre como gerenciar um comércio. Um assunto bem atual, elaborado para o momento em que vivemos. Aproveite, leia e saiba como melhorar sua lucratividade e rentabilidade mesmo em tempos mais difíceis!
1. O que é gestão de processos?
Vamos iniciar descrevendo o que significa gestão de processos. Trata-se de um conjunto de práticas cujo objetivo é aprimorar os processos empresariais de qualquer organização. Isso inclui desde a aquisição de matéria-prima até a entrega de uma mercadoria ao cliente.
2. Qual a importância de gerenciar um comércio com eficiência?
A partir da gestão eficiente do comércio, o negócio tende a se estabilizar e tem mais facilidades de crescimento. Ela também:
- Permite um conhecimento melhor do negócio: a gestão se baseia na cadeia de valor, ou seja, possibilita o conhecimento de todos os fluxos de trabalho da empresa;
- Ajuda a desenvolver processo bem definidos: na empresa, muitas atividades são desenvolvidas simultaneamente e precisam se alinhar a objetivos estratégicos. Assim, o gestor consegue corrigir erros e melhorar processos;
- Permite mensurar os resultados: o gestor consegue identificar os fluxos que ajudam a alcançar os objetivos da empresa a partir de indicadores (eles medem o desempenho das tarefas e interpretam melhor os números obtidos);
- Gera sinergia entre os setores e as pessoas: a gestão de processo elimina “panelinhas”, promovendo a atuação integrada com o todo.
3. O que faz parte desse gerenciamento?
Como gerenciar um comércio sem conhecer a fundo o que faz parte do processo de gestão? É fundamental conhecer todos os aspectos envolvidos, como:
- gestão financeira;
- administração;
- gestão de processos e pessoas;
- marketing;
- vendas;
- recursos humanos (RH).
4. Quais são os benefícios da gestão de comércio?
Muitos são os benefícios de uma boa gestão comercial. Veja alguns deles:
- Agilidade e qualificação para tomar decisões: com processos e indicadores alinhados, é mais fácil a tomada de decisões;
- Redução de gastos e distribuição otimizada de recursos: sempre que a investigação é profunda, algumas atividades não são mais necessárias ou são inadequadas, ou seja, a gestão corrige problemas e evita desperdício de recursos;
- Aproveitamento otimizado do tempo: muitas atividades são necessárias e, a partir de uma boa gestão, é possível avaliar se estão sendo realizadas em tempo hábil;
- Maior satisfação dos clientes: a gestão de processos permite à empresa cumprir sua proposta de valor, o que deixa os clientes mais satisfeitos;
- Automação eficaz de processos: a digitalização dos processos se torna mais eficaz na medida em que os processos são corretamente gerenciados.
5. Como gerenciar um comércio?
Nesta parte, vamos dar algumas dicas de como gerenciar um comércio. A partir de um roteiro, fica mais fácil definir um caminho a seguir.
5.1 Defina um plano de negócios
O plano de negócios indica como o empreendimento será executado. Mesmo que isso seja demorado e muito detalhado, vale a pena. Na verdade, quanto mais detalhado ele for, mais eficiente será, e mais pontos importantes o plano cobrirá.
Uma projeção de fluxo de caixa é uma etapa relevante na administração corporativa. Portanto, ela deve compor seu plano de negócios.
5.2 Defina como você obterá lucros
Os lucros constituem o objetivo de toda empresa. É importante analisar quais serão as despesas que ela vai ter, como aluguéis (imóveis, veículos), matéria-prima, salários, compra de equipamentos/máquinas, tributação, materiais administrativos e assim por diante.
A partir da identificação desses valores, você consegue definir o quanto precisará vender para cobrir os custos e, ainda assim, gerar lucros. É o que se chama de “análise de equilíbrio”.
5.3 Inicie com o máximo de dinheiro que puder
Negócios novos podem levar meses ou até anos para chegar a obter lucros mínimos. Daí a necessidade de fazer um planejamento não somente referente ao valor inicial de investimento, mas em relação ao capital de giro também, ou seja, aos valores necessários para assumir as despesas.
Uma opção é recorrer a fundos de empréstimos oferecidos a donos de empresas. Mas fique alerta às taxas e aos gastos totais.
Se for possível economizar dinheiro antes de abrir seu negócio, isso evitará a necessidade de recorrer a empréstimos que poderão comprometer o caixa.
Mais uma vez, um plano de negócios é fundamental para administrar, já que permitirá que a estratégia seja experimentada primeiramente no papel antes de ser colocada em prática.
Durante o decorrer do negócio, uma forma de alavancar capital de giro é por meio da antecipação de recebíveis.
5.4 Fuja da informalidade
É comum que muitos gestores em começo de atividade sejam tentados a iniciar suas tarefas de modo informal. O principal objetivo da informalidade é não pagar impostos. Porém, sem a formalização, a empresa terá dificuldades para se expandir.
Somente as empresas formalizadas, ou seja, que têm CNPJ, têm a possibilidade de emitir nota fiscal, adquirir máquinas de pagamento, abrir conta corrente para empresas e pedir empréstimos.
5.5 Faça contrato de tudo
Atualmente, é fundamental que, para todo negócio, seja feito um contrato. Ele garante mais segurança jurídica e, portanto, dá mais confiabilidade às diferentes transações e acordos.
Fornecedores, sócios, colaboradores, clientes, parceiros em geral — todos devem fazer contratos para melhorar o nível de segurança.
5.6 Mantenha vantagem competitiva
Existem muitas formas de manter vantagem competitiva em sua área de atuação:
- Produto melhor;
- Processo de produção ou de distribuição otimizado;
- Lugar mais adequado;
- Atendimento de melhor qualidade ao cliente;
- Compreensão mais profunda sobre o mercado dinâmico da atualidade.
Ser proativo é a melhor maneira de se manter competitivo. Isso porque o comércio proativo se antecipa, acompanhando as tendências.
Além disso, sabendo que sua empresa deverá enfrentar desafios, como uma crise financeira ou a entrada de um novo concorrente na área, o gestor não deve esperar para reagir — ele deve se planejar e, assim, conseguirá ficar à frente.
5.7 Pague as contas em dia
Pagar em dia as contas de sua empresa é uma atitude de máxima importância para um crescimento saudável. O gestor mantém, assim, o negócio funcionando e, ao mesmo tempo, desenvolve um relacionamento de ótima qualidade com fornecedores e funcionários, o que ajuda a evitar multas e problemas na Justiça.
Com uma má reputação, obter bons relacionamentos no futuro tende a ser mais difícil. Mas, se o gestor se mantiver atualizado sobre tudo o que deve, pagando as contas pontualmente, evitará problemas no fluxo de caixa, que não ficará sobrecarregado caso várias dívidas vençam ao mesmo tempo.
5.8 Contrate bons colaboradores
Pesquise por profissionais qualificados, motivados e criativos, com o perfil apropriado para ajudar seu negócio a crescer.
Quando encontrar os colaboradores certos, faça de tudo para mantê-los em seu quadro de funcionários, envolva-os e tenha certeza de que criou o ambiente mais apropriado para que eles deem tudo de si.
5.9 Fique atento ao atendimento ao cliente
Conforme pesquisa da American Express, 78% dos clientes fizeram o cancelamento ou nem sequer concluíram a compra que pretendiam por causa de um mau atendimento. É necessário investir em muitas experiências boas para compensar uma experiência negativa.
Logo, administrar uma empresa com eficiência exige a construção de uma boa política de atendimento de qualidade.
Não se pode esquecer de que é bem mais fácil concretizar vendas com clientes já fidelizados do que com prospects.
Realize todas as mudanças que se fizerem necessárias para, desse modo, assegurar que sua empresa ofereça um serviço de qualidade, superior ao da concorrência.
5.10 Invista em uma solução de recebimento completa
É provável que a maior parte de seus recebimentos seja feito por meio de transações eletrônicas e/ou máquinas de cartão. Neste cenário, é fundamental contar com uma solução confiável e eficiente de processamento das transações, como aquelas que a Granito proporciona.
5.11 Expanda seus esforços de marketing
Todos sabem que o marketing é essencial para planejar a administração de qualquer empresa. São as ações de marketing que permitem o aumento das vendas, mas não é preciso se endividar com os bancos para divulgar a marca.
Há muitas formas de vender serviços e produtos, sendo que aquelas que oferecem melhores resultados fazem uso das mídias digitais.
5.12 Utilize a nuvem
A computação na nuvem contribuiu para que as empresas iniciantes pudessem atuar no mercado de forma mais nivelada com as empresas mais antigas, com mais anos de história.
A movimentação de processos na nuvem oferece vantagens como redução de gastos e acessibilidade de documentos.
Por exemplo, caso a empresa adote um programa de contabilidade na nuvem, não será mais necessário instalar um software no computador. Desse modo, a empresa economiza despesas de TI com instalação, evitando backups e outras coisas.
Usando a nuvem, é possível acessar dados de qualquer local, principalmente de dispositivos móveis, como smartphones e tablets.
6. Quais são as características de um bom administrador?
Veja agora como gerenciar um comércio cultivando as qualidades de um bom administrador. O administrador pode ser o próprio dono do negócio ou um terceiro, contratado especificamente para essa função.
6.1 Resiliência
Um bom administrador deve ser resiliente perante as adversidades. Afinal, é fundamental que ele consiga encontrar soluções para contornar as dificuldades e os transtornos do dia a dia.
6.2 Comunicabilidade
A comunicação de boa qualidade é, certamente, uma das principais características que um administrador deve cultivar. A partir dela, ele poderá desenvolver vínculos com seus colegas de trabalho, parceiros e clientes. Na verdade, é comum que ele desempenhe o papel de porta-voz de todos os colaboradores.
A capacidade de se comunicar bem pode, portanto, ser um grande diferencial para o gestor. Sem essa habilidade, ele certamente ficará bastante limitado.
6.3 Organização
É fundamental, ainda, que o administrador saiba organizar suas tarefas e seu tempo. Se não fizer isso, o cargo ficará ainda mais pesado.
É preciso lembrar que, na falta de um líder organizado, os outros também não serão. Isso significa que o trabalho terminará sendo improdutivo.
6.4 Busca por conhecimentos
O administrador precisa buscar continuamente novos conhecimentos para enriquecer sua cultura e se atualizar sobre as inovações.
Assim, ele deve fazer cursos e assistir a palestras sobre vendas, marketing e administração, além de ler livros sobre o assunto.
Já falamos sobre a necessidade de acompanhar as constantes mudanças do mercado. Os métodos de gestão e de vendas se modificam, e o gestor não pode parar no tempo.
6.5 Liderança
Liderar é uma arte. Não se trata somente de mandar nem exercer poderio arbitrário. Quando os funcionários se sentem respeitados e valorizados, isso eleva o trabalho do administrador, que se sente mais amado e consegue alcançar os objetivos da empresa.
Apesar de existir uma hierarquia, vale a pena trabalhar uma gestão horizontal, em que todos estão praticamente no mesmo patamar.
6.6 Autoconfiança
A autoconfiança é importante em qualquer trabalho. O administrador precisa confiar em si mesmo, e ele só conseguirá isso se tiver conhecimentos suficientes na área.
No fundo, as pessoas sabem quando têm ou não habilidades para determinadas tarefas. Esse autoconhecimento determina sua autoconfiança ou insegurança. Portanto, se o conhecimento ainda é pouco, aprenda mais.
Além disso, no começo de qualquer negócio, a insegurança é normal. Mas à medida que o tempo passa, a pessoa vai ganhando mais confiança.
6.7 Flexibilidade
Outro ponto importante é a capacidade de gerenciar situações difíceis com equilíbrio e saber se abrir para ideias novas.
O administrador precisa compreender o mercado e desenvolver novas estratégias. Ele deve agir com flexibilidade para ter sucesso diante das adversidades e dos planos, que não podem ser extremamente rígidos.
6.8 Economia e redução de custos
O bom administrador deve controlar bem os gastos, mantendo assim um fluxo de caixa saudável. Ele também deve evitar a demissão dos funcionários, que implica custos altos e, dependendo da forma de demissão, pode levar a processos trabalhistas.
Com o tempo, o administrador conseguirá exercer melhor controle sobre as finanças, ou seja, identificará mais facilmente as despesas essenciais e onde os custos podem ser reduzidos.
7. Quais os erros ao gerenciar um comércio?
Depois de conferir dicas sobre como gerenciar um comércio, vamos ajudar um pouco mais, evidenciando que erros são comuns na gestão empresarial. Assim, você vai conseguir evitá-los. Afinal, só podemos evitar aquilo que conhecemos.
7.1 Não considerar as transformações do mercado
O consumidor mudou, de forma radical, seu comportamento. Por meio da internet, ele consegue procurar os produtos que deseja e comparar os preços, além de selecionar a forma de pagamento que mais convém a ele. Outro ponto relevante é que a concorrência está cada vez mais intensa.
O gestor deve, portanto, atentar para o dinamismo do mercado. Ele deve acompanhar as ações da concorrência, procurar fornecedores melhores e identificar as principais tendências de consumo.
Ignorar as mudanças significa perder clientes e deixar o faturamento cair. Afinal, o mercado evolui, e é preciso que as empresas se adaptem aos novos tempos para sobreviver. As explicações de Darwin sobre o mais apto também se aplicam à economia.
7.2 Confiar somente na própria intuição
Muitos gestores ainda se guiam, prioritariamente, por sua intuição na hora de tomar decisões. É a decisão baseada no feeling.
Contudo, para que a empresa seja bem-sucedida, é preciso estudar e se manter constantemente atualizado. O conhecimento de novas técnicas de gestão permite que o varejista encare os desafios com maior capacidade.
7.3 Ter muita empolgação
O excesso de empolgação pode ser um problema, já que o gestor entusiasmado demais tende a desconsiderar os riscos do negócio. É importante ser ousado, mas com ponderação, sem extremismos.
Para agir com cautela, é fundamental que o gestor esteja sempre atualizado sobre o atual cenário econômico, dentro e fora do Brasil.
Ele deve, assim, ler publicações sobre o assunto, visitar sites voltados para o varejo, fazer cursos específicos, participar de palestras e seminários e acompanhar as atividades das entidades que representam o comércio (Federação do Comércio, CDL, Associação do Comércio e outras).
7.4 Considerar o capital de giro como secundário
Quando o gestor se preocupa somente com gastos fixos, ele acaba enfrentando problemas quando vai repor o estoque, modernizá-lo ou aumentar o mix de mercadorias.
A manutenção do capital de giro é tão importante quanto o pagamento dos funcionários, dos tributos, do aluguel e dos encargos sociais.
Para que a empresa siga funcionando, é preciso também que se faça um bom planejamento financeiro.
7.5 Gastar dinheiro com o que não é necessário
Como gerenciar um comércio com sucesso gastando dinheiro à toa, ou seja, sem direcionar corretamente os recursos financeiros?
Considere que as vendas caíram, o faturamento está bem abaixo do que foi planejado e há muitos itens em estoque. Nesse caso, o gestor não deve investir recursos em reformas, compra de mais produtos ou abertura de alguma filial.
Os recursos da empresa devem ser investidos com cuidado, bem direcionados. O bom administrador reconhece o valor do dinheiro, sabe onde investir e sabe poupar.
7.6 Perder o foco
Diante de uma crise na economia, alguns gestores podem “atirar para todos os lados” na esperança de atingir alguma vantagem. Assim, eles procurar reverter um quadro desfavorável, com vendas baixas e, consequentemente, baixo faturamento.
Acontece, então, uma mudança de foco, em que se muda o mix de produtos com a intenção de alcançar perfis diferentes de consumidores. Essa é uma atitude um tanto “desesperada”, que não costuma funcionar. Afinal, quem deseja vender para todos se arrisca a não vender para ninguém (ou a vender para poucos), perdendo sua posição no mercado.
7.7 Economizar com os funcionários
Os bons funcionários precisam de reconhecimento. Estipule salários conforme o desempenho e o valor que o colaborador gera para a empresa.
Nem sempre vale a pena demitir um bom funcionário e contratar outro para pagar menos. “O barato pode sair caro”, como diz o provérbio.
É bom investir em treinamentos e condições mais adequadas para o desenvolvimento do trabalho. Dessa forma, a produtividade tende a aumentar.
A retenção de talentos é uma excelente estratégia para garantir que um bom funcionário não será contratado por alguma empresa concorrente.
7.8 Usar o faturamento para assumir despesas pessoais
Esse é um erro muito comum. Quando não é o gestor que transgride essa regra, é alguém de sua família, e isso tem consequências indesejáveis.
É fundamental diferenciar a pessoa física da pessoa jurídica. As despesas pessoais feitas durante o mês não podem ser o critério para definir o quanto será retirado do caixa. O salário do gestor deve ser definido a priori e não a posteriori.
É recomendado definir um valor fixo, levando em conta a receita bruta da empresa e o salário que um colaborador receberia para exercer as funções que o gestor está assumindo.
7.9 Calcular erradamente a margem de lucro
É um erro muito praticado. Para determinar corretamente o preço de um produto, é fundamental atentar para os cálculos. Falhas no cálculo prejudicam a margem de lucro e fazem com que o negócio se torne, com o passar do tempo, inviável.
7.10 Ter falhas na gestão de estoque
Caso o gestor não monitore adequadamente o estoque, as perdas serão inevitáveis. Muitos erros podem ser cometidos nesse sentido, como:
- falta de controle sobre a saída das mercadorias;
- compras além do necessário;
- desconsideração de aspectos sazonais;
- desconhecimento do que está em falta no estoque;
- trabalho com informações ultrapassadas.
7.11 Tratar o marketing como um centro de custos
Atualmente, já é quase consenso entre os gestores que o marketing é investimento, e não custo. Mas nem todos pensam dessa maneira. Assim, desconsideram a importância de divulgar a imagem e investem somente nos preços competitivos, atendimento de boa qualidade e boas opções de pagamento.
Porém, se o comprador não sabe o suficiente sobre a empresa, como ele chegará a ela? A falta de campanhas de divulgação bem direcionadas prejudica o negócio.
7.12 Faltar informações sobre as finanças
Saldo de caixa, despesas fixas, contas a receber e a pagar e margem de lucro são informações estratégicas eficazes para uma gestão de boa qualidade. Não conhecer essas informações ou usá-las de forma desatualizada conduz o gestor a decisões erradas. Para evitar falhas, é preciso acompanhar todos os registros financeiros cuidadosamente.
8. Como analisar os resultados?
Para analisar se as metas da empresa estão sendo realmente alcançadas, o gestor deve se valer de algumas métricas valiosas, como:
- Número de leads: mede o número de leads (quando os consumidores fazem downloads ou preenchem formulários em troca de certas informações pessoais, eles mostram que estão interessados em serviços/produtos da empresa);
- Ticket médio: define o valor médio que cada cliente gasta nas compras que faz na empresa;
- Custo de aquisição por cliente (CAC): essa métrica mostra o quanto a empresa precisou gastar para que determinado consumidor concretizasse uma venda.
É importante gerar relatórios sobre todos os processos de gestão. Isso pode ser feito a partir de um software. Esses relatórios facilitam a análise dos resultados e a tomada de decisões porque se baseiam em dados confiáveis.
Apresentamos um guia de como gerenciar um comércio com sucesso. Prestando atenção nos pontos citados, você conseguirá desenvolver um trabalho satisfatório e destacar seu negócio entre os concorrentes.
Qual é a sua opinião sobre o assunto? O que está fazendo para gerenciar sua empresa? Compartilhe suas ideias!
