Mesmo as tarefas mais operacionais são essenciais e devem receber a devida atenção por quem quer ter um negócio de sucesso. Um bom exemplo é a gestão de materiais que, por vezes, fica em segundo plano, mas afeta áreas como comercial, financeiro, contábil e logística.
Ou seja, trata-se de um aspecto ligado ao funcionamento da empresa, exigindo que as melhores práticas sejam aplicadas em prol dos resultados. Afinal, desde a eficiência até a qualidade são impactadas pela disponibilidade dos insumos.
Quer entender melhor o que está por trás disso e como evitar problemas? Confira os principais pontos a seguir!
Gestão de materiais explicada
No âmbito empresarial, entende-se por materiais todos os insumos usados para o funcionamento de um negócio. Isso inclui matérias-primas, produtos para a limpeza das instalações, itens de escritório, peças ou substâncias aplicadas às máquinas ou a elementos necessários para a prestação de serviços, quando essa é a atividade-fim do local.
Nesse último caso, por exemplo, a água, os cosméticos, a energia elétrica e algumas ferramentas de que um salão de beleza precisa para realizar um corte de cabelo entram nessa classificação.
Dessa forma, sua gestão é a prática de identificar, planejar, organizar, controlar e distribuir esses itens para serem utilizadas, permitindo o bom andamento do trabalho. Assim, envolve o fluxo de aquisição, recebimento, estocagem e entrega, servindo para garantir:
- a continuidade da operação;
- a disponibilidade;
- as boas condições de uso.
Compras, estoques, logística e distribuição
Uma gestão de materiais bem executada envolve um conjunto de atividades que são seus pilares. O primeiro deles são as compras, com:
- o planejamento do que será adquirido diante da projeção de vendas;
- a escolha dos fornecedores;
- a negociação de preços;
- a sincronização dos prazos para pedido, pagamento e recebimento.
A partir disso, tem início o pilar estoque. Ele cobre da conferência do que chega, sua conformidade, o armazenamento, o registro de entradas ou saídas para controle de quantidades até o enviou para o uso. Por fim, o último fundamento abrange logística e distribuição. Isso demanda:
- a definição de métodos de organização e de meios para movimentação de cargas;
- a esquematização das transferências;
- a implementação tanto de proteções quanto otimizações nesses processos.
Impactos que tornam essa atividade importante
Toda essa organização, o planejamento e o controle não são à toa. Há diversas áreas do negócio que dependem deles para funcionar. Mais que isso, seus impactos positivos fazem da gestão de materiais uma atividade importante, ao:
- maximizar o aproveitamento de recursos, otimizando estoque para evitar faltas que param as atividades ou excedentes que geram gastos desnecessários;
- reduzir perdas e custos tanto operacionais quanto financeiros, elevando a margem de lucro do empreendimento;
- aumentar a produtividade, removendo movimentos e tarefas envolvendo insumos que não agregam, estão duplicados ou são fruto de desordem;
- ampliar a satisfação dos clientes, por assegurar a disponibilidade e a entrega em dia das compras;
- aprimorar o uso do capital de giro, ao obter melhores negociações com base no entendimento das reais demandas de reposição e na antecipação dos pedidos.
Gestão de materiais, na prática
Em linhas gerais, a gestão de materiais tem fases muito claras. Basta ver seus pilares. Entretanto, colocá-las em prática tende a gerar dúvidas. Veja, a seguir, as principais ações!
Comece pelo planejamento
Mapear quais insumos são utilizados, as quantidades médias de consumo, os fornecedores e os prazos de transporte é o passo inicial do processo de planejamento. Nesse contexto, também é importante classificar os itens de acordo com sua funcionalidade, o volume de uso ou a categoria contábil, para facilitar as demais atividades. Assim, cria-se uma base para a gestão de materiais.
Faça um inventário do estoque atual
O inventário é uma etapa da gestão de materiais que anda junto do planejamento, já que é a partir de tal levantamento que se tem o cenário atualizado sobre as quantidades de cada item, servindo de fonte de coleta das informações necessárias.
Defina um método de armazenagem
O estoque precisa ser um espaço de fácil mobilidade e localização. Para tanto, ter um método de organização é essencial. Entre as dicas, destacam-se ideias como:
- colocar os itens mais usados em locais de acesso rápido;
- separar os insumos por categorias, criando áreas específicas sinalizadas;
- estabelecer a ordem em que os materiais serão utilizados — primeiro a entrar é o primeiro a sair, último a entrar é o primeiro a sair etc.
Organize o espaço
O inventário também é o momento para a organização física dos estoques, aplicando o método de armazenamento elaborado, a fim de garantir a rápida identificação de onde estão os itens. Ainda, vale a pena investir em prateleiras, gavetas, divisórias e recipientes para que nada se perca, se misture ou se degrade.
Estabeleça um procedimento de registro
Desde fichas de papel até sistemas eletrônicos podem ser usados para o registro dos materiais em estoque. Nesse caso, o mais relevante é entender que mesmo pequenos negócios precisam disso, para eliminar a necessidade de conferir esse aspecto cada vez que vão fazer um pedido ou só descobrir que não tem um item na hora de utilizá-lo.
A ideia por trás dessa ação é ter um procedimento definido para execução dessa atividade, assegurando ainda que assinaturas sejam coletadas ou documentos entregues conforme o empreendimento crescer, para evitar desvios ou dúvidas sobre os destinos.
Efetive o controle de entradas e saídas
Já imaginou ser uma esteticista que está fazendo um procedimento cosmético em uma cliente e, no meio do processo, perceber que não tem um produto essencial para terminar o que você começou? Pois é, esse é o risco da falta de controle de estoque.
Assim, a lição que fica é: o método de registro desenvolvido só funciona se, a cada movimentação, ele for usado. Portanto, torne o modelo adotado uma ação obrigatória e de conhecimento de todos os envolvidos para que ele seja aplicado.
Crie modelos de movimentação e distribuição
Desde a movimentação interna de cargas ou itens até as transferências para outras unidades são parte das responsabilidades da gestão de materiais. Nesse caso, seu papel é otimizar itinerários e movimentos, para agilizar a distribuição. Por isso, estabelecer modelos permite aplicar as melhores opções em tais situações.
Invista em tecnologias
Ferramentas — como o Granito Gestão de Vendas — permitem que toda a parte burocrática envolvida na gestão de materiais seja controlada, incluindo entrada de notas de compra e emissão de notas ao consumidor, para possibilitar o controle de estoques. Portanto, a tecnologia é uma aliada para agilizar e, até mesmo, automatizar essas tarefas.
A gestão de materiais é uma atividade de apoio que todo o empreendedor precisa realizar com disciplina para evitar perdas e maximizar resultados, garantindo o melhor atendimento ao consumidor. Basta ver suas vantagens para entender sua importância.
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